Defenisi Sistem Informasi

Definisi sistem informasi adalah kumpulan informasi didalam sebuah basis data menggunakan model dan media teknologi informasi digunakan di dalam pengambilan keputusan bisnis sebuah organisasi.

Suatu sistem terintegrasi yang mampu menyediakan informasi yang bermanfaat bagi penggunanya atau Sebuah sistem terintegrasi atau sistem manusia-mesin, untuk menyediakan informasi untuk mendukung operasi, manajemen dalam suatu organisasi.

Dari definisi di atas terdapat beberapa kata kunci:

1. Berbasis komputer dan Sistem Manusia/Mesin

- Berbasis komputer: perancang harus memahami pengetahuan komputer dan pemrosesan informasi .

- Sistem manusia mesin: ada interaksi antara manusia sebagai pengelola dan mesin sebagai alat untuk memroses informasi. Ada prosemanual yang harus dilakukan manusia dan ada proses yang terotomasi oleh mesin. Oleh karena itu diperlukan suatu prosedur/manual sistem.

2. Sistem basis data terintegrasi

Adanya penggunaan basis data secara bersama-sama (sharing) dalam sebuah data basemanajemen system.

3. Mendukung Operasi

Informasi yang diolah dan di hasilkan digunakan untuk mendukung operasi organisasi.

Istilah Sistem Informasi

= Manajemen Information System

Menurut Robert A. Leitch

sistem informasi adalah; suatu sistem di suatu organisasiyang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.

Komponen Fisik Sistem Informasi

1.Perangkat keras komputer: CPU, Storage, perangkat Input/Output, Terminal untuk interaksi, Media komunikasi data.

2.Perangkat lunak komputer: perangkat lunak sistem (sistem operasi dan utilitinya),perangkat lunak umum aplikasi (bahasa pemrograman), perangkat lunak aplikasi (aplikasi

akuntansi dll).

3. Basis data: penyimpanan data pada media penyimpan komputer.

4. Prosedur: langkah-langkah penggunaan sistem

5. Personil untuk pengelolaan operasi (SDM), meliputi:

- Clerical personnel (untuk menangani transaksi dan pemrosesan data dan melakukan inquiry = operator);

-First level manager: untuk mengelola pemrosesan data didukung dengan perencanaan,penjadwalan,identifikasi situasi out-of-control dan pengambilan ke level menengah ke bawah.

- Staff specialist: digunakan untuk analisis untuk perencanaan dan pelaporan.

-Management: untuk pembuatan laporan berkala, permintaan khsus, analisis khusus,laporan khsusus, pendukung identifikasi masalah dan peluang.

= Information Processing System

= Information Decision System

= Information System. 

 

2.2 HUBUNGAN PENGELOLA DENGAN SISTEM INFORMASI

Pada bagian 1 sudah disebutkan bahwa salah satu komponen dari sistem informasi adalah personel sebagai pengelola informasi. Oleh karena itu hubungan antara sistem informasi dengan pengelolanya sangat erat. Sistem informasi yang dibutuhkan sangat tergantung dari kebutuhan pengelolanya.

Pengelola sistem informasi terorganisasi dalam suatu struktur manajemen. Oleh karena itu bentuk / jenis sistem informasi yang diperlukan sesuai dengan level manajemennya ,yaitu:

Manajemen Level Atas: untuk perencanaan strategis, kebijakan dan pengambilan keputusan.

Manejemen Level Menengah: untuk perencanaan taktis.

Manejemen Level Bawah: untuk perencanan dan pengawasan operasi

Operator: untuk pemrosesan transaksi dan merespon permintaan.

Strutktur dasarnya:

Direktur Sistem Informasi

Manajer Pengembangan Sistem

Analis Sistem

Programmer

Manejer Komputer dan Operasi.

Variasi struktur manajemen sangat tergantung pada Managerial Efficiency vs User Service.

Untuk pengembangan sebuah sistem informasi diperlukan struktur manajemen organisasi personil.

2.3 SIKLUS HIDUP PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI
(SYSTEM DEVELOPMENT LIFE CYCLES - SDLC)

1. Analisis Sistem: menganalisis dan mendefinisikan masalah dan kemungkinan solusinyauntuk sistem informasi dan proses organisasi.

2. Perancangan Sistem: merancang output, input, struktur file, program, prosedur, perangkat keras dan perangkat lunak yang diperlukan untuk mendukung sistem informasi

3. Pembangunan dan Testing Sistem: membangun perangkat lunak yang diperlukan untukmendukung sistem dan melakukan testing secara akurat. Melakukan instalasi dan testing terhadap perangkat keras dan mengoperasikan perangkat lunak.

4. Implementasi Sistem: beralih dari sistem lama ke sistem baru, melakukan pelatihan danpanduan seperlunya.

5. Operasi dan Perawatan: mendukung operasi sistem informasi dan melakukan perubahanatau tambahan fasilitas.

ANALISIS SISTEM. Alasan pentingnya mengawali analisis sistem:

1. Problem-solving: sistem lama tidak berfungsi sesuai dengan kebutuhan. Untuk itu analisisdiperlukan untuk memperbaiki sistem sehingga dapat berfungsi sesuai dengan kebutuhan.

2. Kebutuhan baru: adanya kebutuhan baru dalam organisasi atau lingkungan sehinggadiperlukan adanya modifikasi atau tambahan sistem informasi untuk mendukung organisasi.

3. Mengimplementasikan ide atau teknologi baru.

4. Meningkatkan performansi sistem secara keseluruhan.

Batasan Analisis Sistem:

Aktifitas yang dilakukan dalam analisis sistem harus dapat menjawab pertanyaan umum, sbb:

1. Sistem baru apakah yang akan dibangun? atau

2. Sistem apakah yang akan ditambahkan atau dimodifikasi pada sistem lama yang sudah ada?

Untuk itu secara detail harus dijawab pertanyaan-pertanyaan:

1. Informasiapakah yang dibutuhkan?

2. Oleh siapa?

3. Kapan?

4. Dimana?

5. Dalam bentuk apa?

6. Bagaimana cara memperolehnya?

7. Dari mana asalnya?

8. Bagaimana cara mengumpulkannya?

Proposal mengadakan analisis sistem Berisi:

1. Definisi yang jelas dan konsisten tentang alasan untuk analisis

2. Definisi batasan analisis yang akan dilakukan

3. Identifikasi fakta yang akan dikumpulkan dan dipelajari selama analisis

4. Identifikasi sumber dimana fakta dapat diperoleh

5. Uraian tujuan dan kendala yang mungkin dalam analisis

6. Proyeksi kemungkinan masalah yang akan terjadi selama analisis

7. Jadwal tentatif analisis.

Sumber-sumber fakta yang dapat dipelajari untuk analisis sistem:

1. Sistem yang ada;

2. Sumber internal lain: orang, dokumen, dan hubungan antara orang-organisasi ataufungsi ada

3. Sumber External: interface dengan sistem lain, seminar, vendor, jurnal, textbook daninformasi atau ilmu lain yang berada diluar system.

Kerangka Analisis:

1.Analisis terhadap level pembuat keputusan (manajemen organisasi): menganalisaorganisasi, fungsi dan informasi yang dibutuhkan beserta informasi yang dihasilkan.

2. Analisis terhadap flow informasi: mengidentifikasi informasi apa yang diperlukan, siapa yang memerlukan, dari mana asalnya.

3. Analisis terhadap input dan output.

(dalam analisis ini digunakan teknik dan alat bantu, a.l: interview, questionaire, observation,
sampling and document gathering, charting (organisasi, flow, dfd, er, oo, dll), decision
table and matric).

Laporan hasil analisis:

Laporan hasil analisis harus berisi:

1. Uraian alasan dan scope (batasan) analisis

2. Deskripsi sistem yang ada dan operasinya.

3. Uraian tujuan (objektif) dan kendala sistem

4. Deskripsi tentang masalah-masalah yang belum teratasi dan potensi masalah

5. Uraian tentang asumsi-asumsi yang diambil oleh analis sistem selama proses analisis

6. Rekomendasi-rekomendasi sistem yang baru dan kebutuhannya untuk desain awal

7. Proyeksi kebutuhan sumber daya dan biaya yang diharapkan termasuk dalam desain sistem baru atau memodifikasinya. Proyeksi ini termasuk kelayakan untuk proses selanjutnya.

Katagori aspek kelayakan:

1. Kelayakan teknis: kelayakan perangkat keras dan perangkat lunak.

2. Kelayakan ekonomi: apakah ada keuntungan atau kerugian, efisiensi biasa operasional organisasi.

3. Kelayakan operasi: berhubungan dengan prosedur operasi dan orang yang menjalankan organisasi.

4. Kelayakan jadwal: dapat menggunakan model-model penjadwalan seperti PERT dan

GANTT CHART. Apakah jadwal pengembangan layak atau tidak.

Hasil akhir analisis sistem (keputusan):

1. Hentikan pekerjaan, karena proposal tidak layak.

2. Tunggu beberapa saat, karena masih ada pertimbangan lain.

3. Modifikasi, manajemen memutuskan untuk memodifikasi prososal dengan subsistem lain.

4. Proses dengan syarat, ada persyaratan kelayakan.

5. Proses tanpa syarat, semua syarat terpenuhi. Proposal diterima dan proses dilanjutkan ke desain awal.

Siklus pengembangan Sistem menurut beberapa ahli:

Siklus pengembangan sistem menurut:J.F.Kelly ;

1. Penelitian system;

a. Definisi ruang lingkup.

b. Studi penelitian

2. Analisis dan desain system;

a. Studi penelitian

b. Pengumpulan data dan analisis

c. Desain sistem

d. Rencana implementasi

3. Pengembangan system;

a. Pengembangan

b. Pengetesan

c. Pengoperasian

d. Perawatan

Siklus pengembangan sistem menurut:Martin L dan Thomas Harrel ;

1. Konsepsi system;

2. Analisis pendahuluan;

a. Pendefinisan masalah pendahuluan

b. Investigasi

c. Persiapan usulan sistem

3. Desain system;

a. Analisis terinci

b. Mendesain keputusan

c. Mendesain sasaran

d. Rancang bangun sistem

4. Pemrograman;

a. Memecahkan kembali rancang bangun

b. Mengembangkan bagan alir secara garis besar

c. Menulis instruksi program

d. Merakit program

e. Mempersiapkan data untuk tes

f. Melakukan pengetesan

g. Mengecek hasil

h. Mendiagnosa kesalahan

i. Membetulkan program

j. Memulai pengetesan sistem

5. Dokumentasi ;

6. Instalasi system;

7. Operasi system.

4. PERANCANGAN SISTEM

Elemen-elemen pengetahuan yang berhubungan dengan proses desain:

1.Sumber daya organisasi: bertumpu pada 5 unsur organisasi, yaitu: man, machines,material, money dan methods.

2. Informasi kebutuhan dari pemakai: informasi yang diperoleh dari pemakai selama fase analisis sistem.

3. Kebutuhan sistem: hasil dari analisis sistem.

4.Metode pemrosesan data, apakah: manual, elektromechanical, puched card, atau computer base.

5.Operasi data. Ada beberapa operasi dasar data, a.l: capture, classify, arrange, summarize,calculate, store, retrieve, reproduce dan disseminate.

6. Alat bantu desain, seperti: dfd, dcd, dd, decision table dll.

Langkah dasar dalam proses desain:

1. Mendefinisikan tujuan sistem (defining system goal), tidak hanya berdasarkan informasi pemakai, akan tetapi juga berupa telaah dari abstraksi dan karakteristik keseluruhan kebutuhan informasi sistem.

2. Membangun sebuah model konseptual (develop a conceptual model), berupa gambaran sistem secara keseluruhan yang menggambarkan satuan fungsional sebagai unit sistem.

3. Menerapkan kendala2 organisasi (applying organizational contraints). Menerapkankendala-kendala sistem untuk memperoleh sistem yang paling optimal. Elemen organisasi merupakan kendala, sedangkan fungsi-fungsi yang harus dioptimalkan adalah:performance, reliability, cost, instalation schedule, maintenability, flexibility, grouwth potensial, life expectancy.

4.Mendefinisikan aktifitas pemrosesan data (defining data processing activities).Pendefinisian ini dapat dilakukan dengan pendekatan input-proses-output

5.Menyiapkan proposal sistem desain. Proposal ini diperlukan untuk manajemen apakah proses selanjutnya layak untuk dilanjutkan atau tidak.

Prinsip Dasar Desain

Ada 2 prinsip dasar desain, a.l:

1. Desain sistem monolitik. Ditekankan pada integrasi sistem. Resource mana yang bisa diintegrasikan untuk memperoleh sistem yang efektif terutama dalam cost.

2. Desain sistem modular. Ditekankan pada pemecahan fungsi-fungsi yang memiliki idependensi rendah menjadi modul-modul (subsistem fungsional) yang terpisah sehingga memudahkan kita untuk berkonsentrasi mendesain per modul. Sebuah sistem informasi dapat dipecah menjadi 7 subsistem fungsional, a.l:data collection, data processing, file update, data storage, data retrival, information report dan data processing controls.

Petunjuk umum dalam desain subsistem fungsional sebuah sistem informasi:

1. Sumber data sebaiknya hanya dikumpulkan sekali sebagai input ke sistem informasi.

2. Akurasi sumber data sangat tergantung pada banyaknya langkah untuk me-record, collect dan prepare data untuk prosessing. Semakin sedikit langkah semakin akurat.

3. Data yang dihasilkan dari sistem berbasis komputer sebaiknya tidak dimasukkan lagi ke sistem.

4. Pewaktuan yang diperlukan untuk mengumpulkan data harus lebih kecil dari pewaktuaninformasi tersebut diperlukan.

5. Perlu pemilihan cara pengumpulan data yang paling optimal

6. Pengumpulan data tidak harus on-line, melainkan tergantung dari kebutuhan informasi.

7. Semua sumber data harus dapat di validasi dan diedit segera setelah di kumpulkan.

8. Data yang sudah divalidasi, sebaiknya tidak divalidasi pada proses selanjutnya.

9. Total kontrol harus segera di cek lagi sebelum dan sesudah sebuah aktifitas prosesing yang besar dilakukan.

10. Data harus dapat disimpan hanya di 1 tempat dalam basis data kecuali ada kendala sistem.

11. Semua field data sebaiknya memiliki prosedur entri dan maintenance

12. Semua data harus dapat dicetak dalam format yang berarti untuk keperluan audit.

13. File transaksi harus di maintain paling tidak dalam 1 siklus update ke basis data.

14. Prosedur backup dan security harus disediakan untuk semua field data.

15. Setiap file non sequential perlu memiliki prosedur reorganisasi secara periodik.

16. Semua field data harus memiliki tanggal update/akses penyimpanan terakhir

Pada prinsipnya aktivitas pendesainan sistem secara terstruktur melingkupi :

• Survey ; berfungsi untuk mengetahui kebutuhan pemakai, kesalahan-kesalahan dalam sistem lama, menetapkan tujuan perancangan, mengajukan usulan otomasi sistem yang layak dan dapat diterima, dan menyiapkan laporan survey yang berisi tentang segala sesuatu, pada poin di atas.
• Analisa sistem ; menggabungkan laporan survey dan kebijakan pemakai menjadi spesifikasi yang terstruktur dengan menggunakan permodelan.

Desain ; mengimplementasikan model yang diinginkan pemakai

• Implementasi ; merepresentasikan hasil desain ke dalam pemograman.
• Uji coba desain ; menguji coba seluruh spesifikasi terstruktur.
• Testing akhir ; menguji sistem secara keseluruhan.
• Deskripsi prosedur ; pembuatan laporan teknis tertulis seperti petunjuk pemakaian dan pengoperasian.
• Konversi database ; mengkonversi data, soalnya kata data sudah berarti jamak pada sistem sebelumnya.
• Instalasi ; aspek terakhir yang mesti dilakukan mencakup, serah terima manual, perangkat

keras dan pelatihan pemakaian.

Kapur Sirih

Hello sobat muda...
Blog saya ini dibuat untuk kita semua,alias satu untuk semua.Blog ini berisi materi-materi yang saya peroleh waktu kuliah,dan sangat bermanfaat bagi teman-teman yang program studinya Sistem Informasi.Pokoknya,semua isi didalm blog saya ini sangat bermanfaat.Oya,sobat muda,kalau materi-materi saya ini kurang,saya siap menerima kerikan dan saran yang mendukung dari sobat muda semua...